Politique de confidentialité

Le privilège avocat-client et l’obligation de confidentialité sont depuis longtemps et continuent d’être les pierres de touche de la profession juridique. Chez Emond Harnden s.r.l., nous remplissons ces obligations importantes. Nous avons également un engagement plus global de protéger les renseignements personnels que nous recueillons, utilisons et communiquons dans le cadre de la gestion de notre cabinet et de la prestation de conseils et services juridiques à nos clients. La présente politique élabore les grandes lignes de nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels, conformément à nos obligations en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).

1. Renseignements personnels

La LPRPDE définit « renseignement personnel » comme étant tout renseignement concernant un individu identifiable. Cela comprend des renseignements objectifs tels que l’échelle salariale ou l’âge, ainsi que des renseignements subjectifs tels que l’évaluation du rendement au travail. Toutefois, les renseignements personnels ne comprennent pas les coordonnées d’affaires, notamment le nom d’une personne, son titre ou poste, ou son adresse ou numéro de téléphone au travail.

2. Imputabilité

Steven Williams, avocat chez Emond Harnden s.r.l., est l’agent de protection de la vie privée pour le cabinet. Il lui incombe d’assurer la conformité à la LPRPDE ainsi qu’à la présente politique sur la protection de la vie privée. Bien qu’il soit ultimement responsable de la conformité en matière de protection de la vie privée, d’autres personnes telles que ses associés, les avocats salariés ou le personnel administratif peuvent se voir déléguer la qualité d’agir au nom de l’agent de protection de la vie privée ou peuvent parfois assumer la responsabilité pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels.

Les coordonnées de Steven Williams sont les suivantes : Téléphone : 613-940-2737 Courriel : swilliams@ehlaw.ca

Emond Harnden
707 rue Bank
Ottawa, Ontario K1S 3V1
à l’attention de : Agent de protection de la vie privée

3. Fins de la collecte, de l’utilisation ou de la communication des renseignements personnels

Nos avocats et notre personnel offrent l’expertise, les conseils et les services de représentation dont les employeurs ont besoin pour assurer une gestion efficace de leur lieu de travail dans un monde qui change rapidement. Afin de répondre aux besoins de nos clients, nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels aux fins suivantes :

• établir et développer la relation avec nos clients;
• administrer et maintenir les relations existantes avec nos clients;
• offrir des services juridiques, représenter les intérêts de nos clients et offrir des conseils juridiques;
• éviter des conflits d’intérêts et remplir d’autres obligations juridiques;
• distribuer nos invitations aux personnes abonnées à nos listes de distribution, ordinaire et électronique;
• distribuer nos mises à jour aux abonnés de nos bulletins d’information;
• échanger des renseignements personnels avec une tierce partie dans le contexte d’instances judiciaires et quasi judiciaires, notamment le litige, l’arbitrage en relations de travail, la médiation et la négociation;
• émettre des factures, administrer les comptes et les comptes payables, traiter les paiements et remplir d’autres obligations contractuelles;
• entretenir, développer et administrer des systèmes et base de données de gestion, la gestion des connaissances et de précédents;
• administrer et entretenir notre technologie de l’information;
• recruter de nouveaux employés;
• administrer nos propres ressources humaines (paie, avantages sociaux, etc.);
• se conformer aux exigences juridiques ou réglementaires qui s’appliquent.

4. Consentement

Avant de recueillir des renseignements personnels, nous indiquons clairement à l’intéressé les fins de la collecte, ainsi que les fins prévues de l’utilisation et de la communication des renseignements. Nous obtenons ensuite le consentement de la personne. Ce consentement est soit explicite, particulièrement lorsqu’il s’agit de renseignements de nature délicate, ou il peut être implicite. Par exemple, lorsqu’une personne appelle le cabinet pour obtenir des conseils juridiques et qu’elle nous fournit volontairement des renseignements personnels, il est implicite qu’elle souhaite que nous utilisions ces renseignements en vue d’offrir des conseils ou services juridiques. Nous tenons également pour implicite le consentement des adversaires de nos clients pour ce qui est de la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels à leur sujet.

Toute personne peut à tout moment retirer son consentement en communiquant avec notre agent de protection de la vie privée. Dans le cas de nos bulletins électroniques, nous donnons le choix à chaque envoi de retirer le consentement aux envois électroniques. Il convient de souligner, toutefois, qu’en raison de nos obligations légales, réglementaires et professionnelles, le fait pour un client de retirer son consentement pour certaines utilisations et communications de renseignements pourrait avoir un effet négatif sur notre capacité d’offrir au client les conseils ou services qu’il reçoit ou aimerait recevoir.

Il peut arriver que nous recueillions, utilisions ou communiquions les renseignements personnels sans le consentement de la personne intéressée, ou que nous soyons tenus de le faire, par exemple dans les cas suivants :

• s’il faut recueillir ou utiliser des renseignements parce que c’est clairement dans l’intérêt de la personne, et qu’il est impossible d’obtenir le consentement en temps opportun;
• s’il faut utiliser ou communiquer des renseignements pour un cas d’urgence, où la vie, la santé ou la sécurité de la personne est en danger;
• si nous faisons enquête sur la violation d’un accord ou la contravention du droit fédéral ou provincial et que l’obtention du consentement risquerait de compromettre l’accès aux renseignements ou leur exactitude;
• s’il s’agit d’un renseignement réglementaire auquel le public a accès;
• s’il faut communiquer des renseignements pour recouvrer une dette due au cabinet;
• s’il faut communiquer des renseignements pour nous conformer à un subpoena, un mandat ou une ordonnance d’un tribunal judiciaire ou administratif;
• si la loi nous oblige à le faire.

5. Restrictions quant à la collecte, l’utilisation, la communication et la rétention

La collecte, l’utilisation, la communication et la rétention de renseignements personnels se limitent à ce qui est nécessaire aux fins prévues dans la présente politique. Comme énoncé plus haut, nous indiquons clairement à la personne intéressée, avant de recueillir les renseignements personnels, les fins de la collecte, et les fins prévues de l’utilisation et de la communication. Si les renseignements seront utilisés ou communiqués à des fins encore non précisées à la personne, le consentement est obtenu au préalable, sauf s’il s’agit d’une des exceptions énumérées plus haut.

La rétention de renseignements personnels est souvent régie par des obligations légales, réglementaires ou professionnelles. Même dans les cas où ces obligations ne s’appliquent pas, nous ne gardons les renseignements personnels que le temps nécessaire aux fins prévues. Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires aux fins prévues, ils sont soit détruits soit rendus anonymes, de façon à prévenir une divulgation accidentelle.

6. Exactitude

Nous faisons tous les efforts possibles pour assurer l’exactitude et l’actualité des renseignements personnels que nous recueillons, utilisons et communiquons aux fins énumérées plus haut. Pour modifier les renseignements personnels, il suffit, que la personne intéressée communique avec notre agent de protection de la vie privée pour qu’il apporte les corrections voulues. On encourage les clients à communiquer avec leur avocat pour mettre à jour leurs renseignements personnels. Il peut arriver toutefois, dans un souci d’offrir un service professionnel et d’assurer l’exactitude des coordonnées de nos clients, que nous prenions l’initiative de demander une mise à jour des renseignements personnels.

7. Mesures de sécurité

Nous protégeons les renseignements personnels dont nous avons la garde de toute perte tout usage non autorisé, tout abus ou accès interdit. Cette protection est assurée par des bureaux sécuritaires, la protection des mots de passe, des pratiques et outils de sécurité et des politiques et pratiques internes bien définies.

8. Transparence

Chez Emond Harnden la protection de votre vie privée nous tient à cœur. Il est important pour nous que nos politiques soient claires et facilement accessibles. La dernière version de notre politique est toujours affichée sur notre site web à www.ehlaw.ca ou est disponible en communiquant avec notre agent de protection de la vie privée à swilliams@ehlaw.ca or 613-940-2737.

9. Accès à vos propres renseignements personnels

Les clients peuvent examiner les renseignements personnels dont nous disposons à leur sujet en communiquant avec leur avocat. Les personnes qui ne sont pas nos clients peuvent demander d’avoir accès aux renseignements personnels que nous détenons à leur sujet en envoyant un courriel ou une lettre à l’agent de protection de la vie privée.

Il peut arriver qu’il ne nous soit pas possible de vous donner accès à vos renseignements personnels, par exemple dans les cas suivants : les renseignements sont protégés par le privilège avocat-client; ils sont produits dans le cadre d’un processus formel de résolution des différends; les renseignements concernent une autre personne, et la divulgation de ceux-ci révélerait des renseignements commerciaux confidentiels; les renseignements ont été recueillis dans le cadre d’une enquête sur la violation d’un accord ou la contravention au droit fédéral ou provincial; les renseignements ont été divulgués à la police ou autre autorité légale, et nous sommes tenus de ne pas communiquer la divulgation.

Si vous avez des préoccupations quant à l’accès aux renseignements, ou souhaitez signaler des inexactitudes, vous pouvez communiquer avec notre agent de protection de la vie privée, ou, dans le cas d’un client, avec votre avocat.

10. Contestations de la conformité à la présente politique sur la protection de la vie privée

Nous répondons aux plaintes de particuliers ou aux questions sur notre conformité à la présente politique ou à la LPRPDE. Nous ferons enquête et tenterons de résoudre toutes les plaintes. Pour contester notre conformité à la présente politique, veuillez communiquer avec notre agent de protection de la vie privée.

Pour toute question ou préoccupation au sujet de la protection de votre privée et de notre rôle à cet égard, veuillez communiquer avec notre agent de protection de la vie privée.

Si notre agent de protection de la vie privée ne peut régler le problème, les particuliers peuvent communiquer avec le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada à www.privcom.gc.ca ou à l’adresse suivante :

30 rue Victoria
Gatineau, Quebec K1A 1H3
Téléphone : 819-994-5444
Sans frais : 1-800-282-1376
Télécopieur : 819-994-6591

Nous réservons le droit de modifier notre politique sur la protection de la vie privée en tout temps, en affichant une nouvelle politique en la matière sur notre site web.