Congé payé pour les absences liées à la COVID-19 : Mise à jour sur les prestations et le processus de remboursement

Le 29 avril 2021, la Loi de 2021 donnant la priorité aux travailleurs face à la COVID-19 a été promulguée. L’objectif de cette loi était de modifier la Loi sur les normes d’emploi (« LNE ») afin de fournir aux employés admissibles un droit temporaire à un congé spécial rémunéré en raison d’une maladie infectieuse (« congé CSRMI payé ») pour des raisons précises liées à la COVID-19. Le gouvernement de l’Ontario a récemment mis à jour ses ressources en ligne sur la prestation pour la protection du revenu des travailleurs en raison de la COVID-19, qui vise à financer les congés CSRMI payés. Par conséquent, les employeurs disposent maintenant de directives additionnelles sur l’admissibilité des employés à cette prestation, ainsi que sur le processus de remboursement.

Congé payé en vertu d’un contrat existant

Comme nous l’avons indiqué dans notre édition Au Point précédente sur cette question, les modifications récentes apportées à la LNE précisent que le droit d’un employé à un congé CSRMI payé sera réduit par tout congé auquel l’employé a droit en vertu de son contrat de travail (ou de sa convention collective) dans les mêmes circonstances en date du 19 avril 2021, à condition que le droit contractuel soit égal ou supérieur au droit statutaire. Si tel est le cas, le droit au congé CSRMI payé sera réduit à moins de trois jours, voire aucun.

Dès le départ, la question s’est posée à savoir si les différents types de congés payés en vertu d’un contrat d’emploi auraient une incidence sur l’admissibilité d’un employé au congé CSRMI payé. Heureusement, le gouvernement de l’Ontario a maintenant publié une liste de quatre critères qui doivent tous être remplis pour que le droit statutaire de l’employé soit réduit. Ces critères exigent qu’en date du 19 avril 2021 :

l’employé avait droit à un congé payé en vertu de son contrat d’emploi pour une ou plusieurs des mêmes raisons que celles pour lesquelles un congé CSRMI payé peut maintenant être pris en vertu de la LNE,
l’employé n’avait pas déjà utilisé ces jours de congé payé au titre de son contrat d’emploi et ces jours restaient disponibles,
le congé payé de l’employé au titre de son contrat d’emploi prévoyait une rémunération au moins égale à celle à laquelle l’employé aurait droit pour un congé CSRMI payé, et
le congé payé de l’employé en vertu de son contrat d’emploi n’était pas soumis à des conditions plus restrictives que celles prévues par la LNE en ce qui concerne le congé CSRMI payé.

Lorsque tous les critères susmentionnés sont remplis, le droit statutaire de l’employé à trois jours de congé CSRMI payé est donc réduit du nombre de jours de congé contractuels qui répondent aux critères. En conséquence, certains employés peuvent ne plus avoir droit au congé CSRMI payé, dépendamment de leur situation particulière.

Le processus de remboursement

Comme nous l’avons également indiqué dans notre article précédent sur la question, en vertu de la LNE modifiée, il incombe aux employeurs de verser aux employés admissibles leur salaire normal, jusqu’à concurrence de 200 $ par jour et pour un maximum de trois jours, s’ils prennent un congé CSRMI payé pour l’une des raisons spécifiées liées à la COVID-19. Toutefois, les employeurs peuvent se faire rembourser cette dépense sur demande à la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (« CSPAAT »), à condition de le faire dans les 120 jours suivant la date du paiement. Il convient de noter que, bien que la CSPAAT soit chargée d’administrer le programme de remboursement de la prestation pour la protection du revenu des travailleurs en raison de la COVID-19, les employeurs n’ont pas besoin d’être inscrits auprès de la CSPAAT pour être admissibles au remboursement.

Les employeurs qui souhaitent demander la prestation pour la protection du revenu des travailleurs en raison de la COVID-19 seront heureux d’apprendre que des ressources et des renseignements supplémentaires liés au processus de remboursement sont maintenant disponibles. En particulier, un portail en ligne est désormais accessible, permettant aux employeurs de soumettre leurs demandes de remboursement par voie électronique. Le processus de demande en ligne devrait prendre environ 30 minutes et ne peut pas être interrompu. Par conséquent, les employeurs doivent s’assurer qu’ils disposent de tous les éléments suivants avant de commencer le processus de demande :

les détails de l’enregistrement de leur entreprise, y compris le nom légal, le nom commercial, le numéro de l’ARC et les renseignements bancaires de l’entreprise,
pour les employeurs inscrits à la CSPAAT seulement : leur relevé de versement des primes (employeur de l’annexe 1) ou leur relevé mensuel (employeur de l’annexe 2) pour des renseignements tels que leur numéro de compte CSPAAT, leur numéro d’entreprise et les détails du dernier paiement,
le code de classification des industries à six chiffres du Système de classification des industries de l’Amérique du Nord (SCIAN),
l’adresse du lieu de travail,
les détails de tout régime de congé de maladie payé existant dont bénéficient les employés en question, y compris le nombre de jours, les montants quotidiens en dollars et les documents de politique pertinents, et
les renseignements personnels des employés en question, y compris les coordonnées, l’adresse, le numéro d’assurance sociale, la date de naissance et la preuve de paiement (c’est-à-dire le bulletin de paie).

Une fois qu’un employeur aura soumis une demande en ligne, il recevra un numéro de confirmation qui lui permettra de suivre l’état de sa demande. Les paiements devraient commencer d’ici la fin du mois de juin et se poursuivre toutes les deux semaines par la suite. Le traitement d’une demande approuvée devrait prendre environ deux semaines, mais le moment précis du paiement pourrait varier si une demande est incomplète ou complexe.

Enfin, diverses ressources sont désormais offertes aux employeurs qui envisagent ou sont activement impliqués dans le processus de réclamation. Plus précisément :

Les employeurs qui souhaitent obtenir des renseignements généraux sur des questions telles que les critères d’admissibilité, le processus de demande et les règles du programme peuvent contacter le Centre d’information sur la prestation ontarienne pour la protection du revenu des travailleurs en raison de la COVID-19 au 1-888-999-2248.
Les employeurs qui ont besoin de renseignements spécifiques liés à une demande ou qui rencontrent des problèmes techniques dans le cadre du processus de demande peuvent accéder à un portail en ligne distinct pour du soutien et appui virtuels.

À notre avis

Étant donné la rapidité avec laquelle la Loi de 2021 donnant la priorité aux travailleurs face à la COVID-19 a été promulguée afin de combler les lacunes dans la réponse de la santé publique à la pandémie en cours, il n’est pas surprenant que certains aspects du nouveau congé CSRMI payé et du programme de prestation pour la protection du revenu des travailleurs en raison de la COVID-19 n’aient pas été entièrement clairs au départ. Les employeurs seront heureux d’apprendre que le gouvernement provincial a mis à leur disposition des lignes directrices utiles ainsi qu’un certain nombre de ressources importantes.

Et si nos lecteurs ont encore des questions sur le congé CSRMI payé ou sur le programme connexe de prestation pour la protection du revenu des travailleurs en raison de la COVID-19, Emond Harnden vous invite à vous visionner notre webinaire sur le sujet (en anglais seulement).

Pour obtenir de plus amples renseignements sur vos droits et obligations en tant qu’employeur faisant face à la COVID-19 ou pour d’autres questions, veuillez communiquer avec Céline Delorme au 613-940-2763 ou Patrick Twagirayezu au 613-563-7660 poste 314.