Considérations relatives au travail à distance : Guide de l’employeur

Alors que le monde gère la pandémie actuelle de COVID-19, les employeurs doivent agir rapidement pour mettre en place un régime de travail à distance. La mise en place de tels régimes est d’autant plus urgente depuis que le gouvernement ontarien a annoncé la fermeture de tous les milieux de travail non essentiels à compter de 23 h 59 le 24 mars 2020. En réponse à cette annonce, il se peut que les ententes de travail à distance soient la seule option pour certains milieux de travail non essentiels de maintenir au moins une partie de leurs activités pendant la durée de fermeture. Bien que la situation actuelle ajoute un niveau supplémentaire de complexité à la mise en œuvre de telles ententes, le présent article décrit d’importantes considérations et des pratiques exemplaires à l’intention des employeurs qui souhaitent optimiser les chances de réussite d’un régime de travail à distance[1].

Admissibilité au travail à distance

Établissez une liste de critères clairs et objectifs d’admissibilité au travail à distance afin d’assurer l’uniformité du processus décisionnel et d’éviter toute allégation de traitement discriminatoire. Les critères pertinents peuvent comprendre les suivants, sans s’y limiter :

• la question de savoir si le poste de l’employé et les fonctions qui y sont associées sont propices au travail à distance ;
• la sécurité du lieu de travail et du domicile de l’employé ;
• la question de savoir si les obligations en matière de confidentialité et de protection des renseignements personnels peuvent être respectées de façon adéquate pendant le travail à distance ;
• toute obligation concurrente à la maison qui pourrait nuire à la capacité de l’employé de travailler à distance ;
• des problèmes de rendement qui pourraient être une contre-indication au travail à distance.

Heures et lieu de travail clairs

Établissez des attentes claires quant au moment et à l’endroit où le travail doit être effectué. Si cela n’est pas déjà précisé dans le contrat de travail ou la convention collective applicable, les précisions apportées ici vous permettront :

• d’offrir une plus grande certitude quant à l’applicabilité de l’assurance de la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (CSPAAT) ou d’autres avantages en cas de blessure au travail ;
• d’éviter les problèmes liés à l’utilisation de lieux de travail multiples ou de lieux de travail inappropriés (par exemple, dans différents fuseaux horaires ou lorsque l’accès à la technologie est limité) ;
• de clarifier les exigences relatives à la disponibilité pendant les heures normales de travail de l’employeur ;
• de répondre aux préoccupations relatives à la couverture des avantages sociaux à l’extérieur de la province ou du pays où le travail est normalement effectué.

Responsabilités

Examinez les polices d’assurance pertinentes pour évaluer toute responsabilité éventuelle ou tout autre problème de couverture lié au travail à distance effectué par les employés. De plus, avant d’effectuer du travail à distance, les employés devraient être tenus d’examiner attentivement leur police d’assurance habitation, ainsi que le zonage municipal et d’autres lois applicables, afin d’assurer la conformité.

Loi sur la santé et la sécurité au travail

Soyez conscients qu’il n’est pas clair si la législation sur la santé et la sécurité au travail s’applique aux ententes de travail à distance. Jusqu’à ce que cette question soit réglée dans la province ou le territoire concerné, les employeurs doivent considérer le travail à distance comme étant assujetti à la législation pertinente en matière de santé et de sécurité et prendre toutes les précautions raisonnables dans les circonstances pour protéger la santé et la sécurité de leurs employés. Le type de travail et l’espace de travail détermineront ce qui est approprié ou non.

Confidentialité et protection des renseignements personnels

Tenez compte des aspects liés à la protection des renseignements personnels, notamment ce qui suit :

• permettre ou non aux employés d’utiliser leur propre équipement ou fournir aux employés de l’équipement appartenant à l’employeur ;
• de quelle manière et dans quelles circonstances faut-il permettre le retrait de renseignements confidentiels des locaux de l’employeur ;
• déterminer si des mesures de cybersécurité suffisantes sont en place pour protéger les données accessibles pendant le travail à distance ;
• la façon dont les renseignements confidentiels seront utilisés, stockés et gérés pendant le travail à distance (y compris lorsque d’autres membres du ménage peuvent avoir accès à ces renseignements) ;
• la façon d’accéder aux données et de suivre les activités d’une manière qui ne viole pas les lois pertinentes sur la protection des renseignements personnels ;
• la façon d’assurer un accès approprié aux données par l’employeur ;
• la façon d’assurer la prévention de la perte accidentelle ou de la divulgation de renseignements confidentiels.

Conformité à la réglementation

Déterminez s’il existe des règles particulières en vertu d’un organisme de réglementation ou d’une association professionnelle qui s’appliqueraient au travail à distance. Les modalités des ententes de travail à distance doivent permettre aux employés de respecter ces règles lorsqu’ils effectuent du travail à distance.

Pratiques exemplaires

Mettez en place des ententes de travail à distance, appuyées par une politique exhaustive et détaillée sur le travail à distance. Grâce aux ententes de travail à distance, les employeurs peuvent régler les problèmes de façon préventive, notamment établir ce qui suit :

• des attentes claires, non seulement en ce qui concerne les heures et le lieu de travail, mais aussi en ce qui concerne les produits à livrer et le temps de réponse, la disponibilité par téléphone ou par courrier électronique pendant les heures normales de bureau, le fait de ne pas avoir d’autres engagements, y compris la responsabilité de fournir des soins aux personnes à charge pendant les heures normales de travail, l’obligation d’aviser lorsque les heures normales de travail de l’employé doivent changer, etc. ;
• des attentes et des limites quant à l’utilisation de l’équipement appartenant à l’employeur ou aux employés pour effectuer du travail à distance ;
• des attentes et des limites quant aux dépenses des fonds de l’employeur et/ou de l’employé pour l’achat d’équipement servant à effectuer le travail à distance ;
• des règles pour protéger la sécurité physique (par exemple, que l’espace de travail comporte certaines caractéristiques pour satisfaire aux exigences en matière de santé et de sécurité au travail), ainsi que la confidentialité et la protection des renseignements personnels ;
• des mesures disciplinaires prévues à l’avance en cas de violation de l’entente de travail à distance et/ou de la politique ;
• une mesure qui permet le retrait de l’admissibilité au travail à distance à la discrétion de l’employeur.

À notre avis

Le travail à distance n’est pas possible pour tous les employés ni pour tous les employeurs. Le présent article fournit des conseils aux entreprises ou organisations qui doivent transférer la totalité ou une partie de leur effectif vers des régimes de travail à distance, que ce soit maintenant ou à l’avenir. En raison des besoins urgents, il peut être difficile de tenir compte de toutes les questions potentiellement pertinentes au travail à distance ou pour la conclusion d’une entente de travail à distance exhaustive ; toutefois, le temps que vous y consacrez maintenant vous aidera à gérer les choses à l’avenir.

Pour obtenir plus de renseignements ou des conseils sur vos droits et vos obligations en tant qu’employeur, veuillez communiquer avec André Champagne au 613-940-2735, Sébastien Huard au 613-940-2744, Mélissa Lacroix au 613-940-2741, Sophie Gagnier au 613-940-2756, ou Sarah Lapointe au 613-940-2738.

[1] Il est à noter que lorsqu’une entente de travail à distance est liée à une mesure d’accommodement relative à un motif protégé en vertu du Code des droits de la personne, des considérations supplémentaires s’appliquent, notamment l’obligation de prendre des mesures d’accommodement.