Alors que plusieurs conseils scolaires de l’Ontario et ailleurs au Canada commencent à dispenser de l’enseignement à distance afin de tenter de rescaper l’année scolaire, plusieurs conseils scolaires se demandent comment faire pour respecter leurs obligations en matière de protection du droit à la vie privée de ses élèves, de son personnel et de leurs familles.
Bien que plusieurs conseils scolaires se sont tournés vers des logiciels permettant de dispenser un enseignement à distance par l’entremise de vidéoconférences en direct, nous estimons qu’il est essentiel de souligner certaines mises en garde afin de favoriser un lancement conforme du programme d’enseignement à distance.
Le consentement
Les conseils scolaires seraient bien avisés de recevoir le consentement écrit des parents ou tuteurs des élèves (ou de l’élève s’ils résident en Ontario et sont âgés d’au moins de seize ans) avant de partager des renseignements personnels à des pourvoyeurs de services.
Ce ne sont pas tous les parents ou élèves qui pourront ou voudront participer à l’enseignement à distance par vidéoconférence, au même titre que certains choisissent de ne pas consentir à être pris en photo. Dans de tels cas, il se pourrait que d’autres moyens soient préférés (p.ex., participation audioconférence uniquement, devoirs et travail traditionnel).
L’obligation de protéger les renseignements personnels en la possession du Conseil
Dans chaque province canadienne, les conseils scolaires sont sujets à une ou plusieurs lois portant sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée. Celles-ci créent un cadre strict à l’intérieur duquel les conseils scolaires doivent fonctionner afin de pouvoir recueillir, utiliser, conserver et divulguer des renseignements personnels (p. ex. noms, âges, adresses, etc.) .
De même, ces lois ont aussi pour effet d’imposer la responsabilité aux conseils scolaires de prendre des mesures raisonnables afin de protéger l’intégrité, la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels sous leur garde ou sous leur contrôle.
Il est préférable pour les conseils scolaires de prendre des démarches afin de veiller que les renseignements personnels en leur possession ou sous leur contrôle et qui sont partagés avec des tierces parties (p.ex., Microsoft Teams, Google Hangouts, Zoom, etc.) bénéficient de mesures de sécurité adéquates permettant de les protéger contre toute intrusion, accès, partage ou manipulation non autorisée. Sur ce point, nous recommandons de limiter l’étendue des renseignements personnels partagés avec les pourvoyeurs de service afin que seuls les renseignements personnels qui sont nécessaires afin d’assurer l’enseignement à distance soient partagés.
Notons aussi qu’il est peut-être important de rappeler au personnel de ne pas partager les renseignements personnels de leurs élèves sur les médias sociaux.
Assurer l’offre d’une formation adéquate
Peu importe le logiciel choisi pour dispenser l’enseignement à domicile, il serait sage que le personnel enseignant reçoive une formation de base suffisante afin de manipuler le logiciel de façon sécuritaire et d’enrayer toute situation pouvant mettre à risque la santé, la sécurité et la vie privée des élèves et du personnel.
Sur ce même point, nous recommandons que certaines fonctions soient réservées à un unique utilisateur (l’enseignant) pendant les séances d’enseignement à distance. Les fonctions telles que: la fonction partage d’écran, la fonction permettant d’inviter d’autres personnes à se joindre à l’appel, la fonction activant ou désactivant le microphone d’un utilisateur et toute autre mesure qui est essentielle au maintien d’un climat propice à l’apprentissage devrait être limitée à l’enseignant. De même, nous encourageons les directions d’écoles, dans la mesure du possible (selon le logiciel employé) à circuler dans les classes au même titre qu’elle ou il le ferait dans son école.
À notre avis
L’enseignement à distance peut être un outil puissant, mais il importe de conserver des balises afin d’éviter que ces outils compromettent la sécurité des élèves et du personnel, ainsi que leur droit à la vie privée. D’autres mesures telles que l’adoption et la mise en œuvre de politiques et directives administratives, ainsi que le maintien de la discipline en salle de classe virtuelle continuent à être tout aussi essentiels que dans une vraie école. En effet, les conseils scolaires demeurent responsables de la santé et de la sécurité de leurs élèves et du personnel.
Pour obtenir plus de renseignements ou des conseils sur vos droits et vos obligations en tant qu’employeur, veuillez communiquer avec Paul Marshall au 613-940-2754 ou avec Sophie Gagnier au 613-940-2756.
Autres ressources utiles
- Ordre des enseignantes et des enseignants de l’Ontario, Utilisation des moyens de communication électroniques et des médias sociaux – Recommandation professionnelle.
- Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario, Guide sur la protection de la vie privée et l’accès à l’information dans les écoles de l’Ontario.
